Glosario

La facturación electrónica colombiana tiene vocabulario propio, y casi todo él aparece en los campos del API. Esto es lo mínimo para leer el resto de la documentación sin buscar nada.

Documentos

Factura electrónica de venta El documento que soporta una venta. Lo valida la DIAN antes de entregarlo al cliente (validación previa). Res. 000042 de 2020.

Nota crédito Corrige o anula una factura ya validada. No se «borra» una factura electrónica: se le emite una nota crédito que la referencia.

Nota débito Aumenta el valor de una factura ya emitida.

Documento soporte Lo expide el comprador cuando le compra a alguien que no está obligado a facturar —un artesano, un independiente—. Sin él, ese costo se paga pero no se puede deducir. Res. 000167 de 2021.

Documento equivalente POS El tiquete de máquina registradora, ahora electrónico y obligatorio. Res. 000165 de 2023. No es una factura: tiene su propia numeración y su propia representación gráfica.

Identificación de los documentos

CUFE — Código Único de Factura Electrónica Una huella (SHA-384) que identifica la factura de forma irrepetible. Se calcula con el número, la fecha, la hora, los valores, el NIT del emisor, el documento del adquirente y la clave técnica del rango. Cambiar cualquiera de esos datos produce otro CUFE.

CUDE — Código Único de Documento Electrónico El equivalente para todo lo que no es factura: notas, documento soporte, documento equivalente POS. Se calcula igual pero con el PIN del software en vez de la clave técnica.

CUDS El CUDE del documento soporte, con ese nombre en la resolución.

Numeración

Rango de numeración La DIAN autoriza un prefijo y un intervalo —por ejemplo SETP del 990000000 al 995000000— con una fecha de vigencia. Cada tipo de documento tiene el suyo: no se numeran en la misma serie.

Consecutivo El número siguiente dentro del rango. Se consume aunque la emisión falle: un rechazo de la DIAN no devuelve numeración, y un hueco en la serie hay que poder justificarlo.

Clave técnica Una cadena que la DIAN entrega junto con la resolución de facturación. Entra en el cálculo del CUFE, así que sin ella no se puede emitir una factura — aunque el rango exista y esté vigente.

Partes

Emisor / obligado a facturar Quien vende y expide el documento. Es el dueño del certificado digital.

Adquirente Quien compra. La representación gráfica tiene que identificarlo.

Consumidor final Cuando no se identifica al comprador, la DIAN acepta el documento 222222222222. No es la cédula de nadie: es el marcador de «consumidor final».

Impuestos

IVA Impuesto sobre las ventas. Tarifas del 19%, 5% y 0%; código DIAN 01.

INC Impuesto nacional al consumo, típico de restaurantes y bares. Código DIAN 04. Se liquida sobre la misma base que el IVA, no encima de él.

Base gravable El valor sobre el que se aplica la tarifa: cantidad por precio unitario, menos el descuento de esa línea, sin impuesto.

Excluido / exento / gravado al 0% Tres cosas distintas que se parecen en el papel: el excluido no causa IVA, el exento causa IVA a tarifa cero con derecho a descontables, y el gravado al 0% es una tarifa. El API guarda la tarifa, no la categoría.

Proceso

Habilitación El proceso ante la DIAN para quedar autorizado a facturar electrónicamente: se registra el software, se carga el certificado y se emiten documentos de prueba hasta que la DIAN aprueba.

Ambiente HABILITACION es el entorno de pruebas de la DIAN — los documentos son reales para ella, pero no tienen efecto fiscal. PRODUCCION es el que factura de verdad.

Validación previa El modelo colombiano: la DIAN valida la factura antes de que se le entregue al cliente. Hasta que responde, el documento no está validado.

Representación gráfica El PDF o el tiquete impreso que se le entrega al cliente. La norma exige que lleve la denominación del documento, la numeración con su resolución, la identificación de las dos partes, el impuesto discriminado, el CUFE y el QR.